Kurumun Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Görevlendirmemesi ve Avans Şeklinde Kaydedilmesi Gereken Ödemelerin Doğrudan Giderleştirilmesi
Muhasebe yetkilisi adına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya ve muhafaza etmeye yetkili muhasebe yetkilisi mutemetlerinin yetkileri ve görevlendirme esasları 31.12.2005 tarih ve 26040 (3 üncü mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalisma Usul ve Esaslari Hakkinda Yönetmelik ile düzenlenmiştir. Bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinde;
Veznedar, tahsildar, icra memuru gibi unvanlarla muhasebe yetkilisi adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almak, vermek ve göndermek üzere görevlendirilenler muhasebe yetkilisi mutemedidir. Muhasebe birimlerinin vezne ve ambarlarından zimmetle değerli kağıt alıp satmakla görevlendirilen yetkili memurlar ile elçilik ve konsolosluklarda harç ve değerli kağıt satış bedellerini ve emanet paraları tahsil etmekle görevlendirilenler de muhasebe yetkilisi mutemedidir.
Zorunluluk bulunması halinde yukarıda unvanları belirtilenler dışında, muhasebe yetkilisi adına para ve parayla ifade edilebilen değerleri almak, vermek, vezne ve ambarlarda muhafaza etmek üzere kamu idarelerinin görevli personeli arasından, ilgili muhasebe yetkilisinin de muvafakati alınarak seçilen personel, harcama yetkilisi tarafından muhasebe yetkilisi mutemedi olarak görevlendirilebilir. Ayrıca, özlük hakları ödemelerinin yapıldığı muhasebe biriminin bulunduğu yer dışında bulunan birimlerde görev yapan personelin, görev yapılan yerdeki ayni bütçeli diğer idarelere hizmet veren muhasebe yetkilisine bağlı mutemet olarak görevlendirilmesi de mümkündür.
Muhasebe yetkilisi mutemedi olarak seçilen görevlinin adi, soyadı, görev yeri, unvanı ve imza örneği ile görev ve yetkileri ilk görevlendirmede muhasebe yetkilisine yazılı olarak bildirilir.
Kanunlarda öngörüldüğü şekilde ve bu Yönetmelik esaslarına göre yetkili kılınmamış hiçbir kimse kamu idaresi adına para tahsil edemez, değerleri alamaz, gönderemez ve ödeme yapamaz.” Denilmektedir.
Kurumda mutemet olarak görevlendirilen personele herhangi bir gideri yapması için avans verilmesinin esasları 21.01.2006 tarih ve 26056 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ile belirlenmiştir. Bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinde;
“Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları yılları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir.
Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. Yurtdışı teşkilatının ihtiyaçları için verilen avanslar mutemetler adına mahallindeki banka hesaplarına transfer edilir. Bir mutemede verilecek avans, toplamı bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesine göre belirlenen tutarı aşmamak koşuluyla bütçenin çeşitli tertiplerinden olabilir.
Aynı Yönetmeliğin 6 ncı maddesinde;
“Avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilecek ön ödemeler aşağıda belirtilmiştir.
a) Avans verilmek suretiyle yapılacak ön ödemeler:
1) Yılları merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutara kadar olan yapım işleri, mal ve hizmet alımları, yabancı konuk ve heyetlerin ağırlanmasına ilişkin giderler ile benzeri giderler için avans verilebilir.
Bu mevzuat hükümlerine göre kurumun muhasebe yetkilisi mutemedi görevlendirmesi ve kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için bu mutemede avans verilmesi gerekirdi.
Sur Belediyesi’nde ise herhangi bir muhasebe yetkilisi mutemedi görevlendirilmemiştir. Kurumun telefon ve hizmet bedellerinin ödenmesi için bazı personellere nakit ödeme yapıldığı ve hizmetlerin bedellerinin bu nakdi ödemeden yapıldığı görülmüştür. Bu ödeme kayıtlarda avans olarak kaydedilmesi gerekirken bu ödemenin tamamının gider olarak kaydedildiği tespit edilmiştir.