Geçici Olarak Kullanılması Gereken 197- Sayım Noksanları Hesabı ile 397- Sayım Fazlaları Hesabında Kayıtlı Tutarların İlgili Hesaplara Aktarılmaması

Aydın Büyükşehir Belediyesinin hesap ve işlemlerinin incelenmesi sonucunda, yapılan sayımlar sonucu tespit edilen noksanlıklarının ve fazlalıkların geçici olarak kaydedilip izlenmesi için kullanılan hesaplara ilişkin kayıtların ilgili hesaplara aktarılarak kapatılmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 139’uncu maddesinde; Yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen kasa, döviz, alınan çek, menkul kıymet ve stok noksanlıklarının geçici olarak kaydedilip izlenmesi için 197- Sayım Noksanları Hesabının kullanılacağı, Yönetmeliğin 140’ıncı maddesinde de sayım sonucunda noksan çıkan değerlerin bu hesaba borç, ilgili hesaba alacak kaydedileceği, bu hesapta kayıtlı tutarlardan sorumluları belirlenenlerin rayiç değeri 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç; kayıtlı değerinin bu hesaba alacak kaydedileceği ifade edilmiştir.

Yönetmeliğin 262’inci maddesinde ise, yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen kasa, banka, döviz, alınan çek ve menkul kıymetlerin, nedenleri belirleninceye kadar geçici olarak kaydedilip izlenmesi için ise 397- Sayım Fazlaları Hesabının kullanılacağı belirtilmiştir. Bununla birlikte Yönetmeliğin 263’üncü maddesinde ise 397- Sayım Fazlaları Hesabının işleyişi düzenlenmiştir. Buna göre;

Sayım sonucunda fazla çıkan değerler bu hesaba alacak, ilgili varlık hesabına borç kaydedilecektir. Yapılan araştırma sonucu fazlalığın sebebi bulunamadığından gelir kaydedilmesi gereken tutarlar bu hesaba borç, 600- Gelirler Hesabına alacak, diğer taraftan 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç, 800-Bütçe Gelirleri Hesabına alacak kaydedilecektir. Bu hesapta kayıtlı tutarlarla ilgili olarak yapılan araştırma sonucu fazlalığın sebebi bulunduğunda tutarı bu hesaba borç, ilgili hesap ya da hesaplara alacak kaydedilecek, yanlışlıkla bu hesaba alınmış olan tutarlar ise bu hesaba borç, ilgili hesap veya hesaplara alacak kaydedilmek suretiyle kapatılacaktır.

Aydın Büyükşehir Belediyesi yevmiye kayıtlarının incelenmesi sonucunda 2013 ve 2014 yıllarında bazı taşınırların taşınır işlem fişi kesilerek ambar girişlerinin yapıldığı, ancak muhasebe kaydıyla ilgili varlık hesabına aktarılmadığı, bazı taşınırların da muhasebe kaydıyla ilgili varlık hesabına aktarıldığı, ancak taşınır işlem fişleri ile ambar girişlerinin yapılmadığı görülmüştür. Buna bağlı olarakta harcama birimlerinin taşınır yönetim dönemi hesap cetvelleri ile muhasebe kayıtları arasında fazla ve eksik olarak farklar meydana gelmiş ve bu farkların harcama birimlerinin taşınır yönetim dönemi hesap cetvelleri ile muhasebe (mizan) kayıtlarının tutturularak, yıl sonu devirlerinin yapılabilmesi için 397- Sayım Fazlaları Hesabı ve 197- Sayım Noksanları Hesabının kullanıldığı, Ancak bu hesaplara yapılan kayıtların Yönetmelik hükümleri doğrultusunda ilgili hesaplara aktarılmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Bununla birlikte 2013 ve 2014 yıllarında banka ekstreleri ile muhasebe kayıtları arasında tutarsızlıklar olduğu anlaşılmış, yılsonları itibariyle de banka ekstreleri bakiyelerinin, muhasebe kayıtlarına göre fazla verdiği ve banka mevcutları ile muhasebe kayıtlarının tutturulması için 397- Sayım Fazlaları Hesabının kullanıldığı fakat daha sonra geçici olarak yapılması gereken bu kayıtların ilgili hesaplara aktarılmadığı anlaşılmıştır.

Yukarıdaki tespit ve değerlendirmelere bağlı olarak 197- Sayım Noksanları Hesabının bakiyesi 2015 yıl sonu itibariyle 1.466.997,87 TL, 397- Sayım Fazlaları Hesabının bakiyesi ise 11.347.901,99 TL olarak kurum mali tablolarına yansıdığı görülmektedir. Yukarıda belirtilen Yönetmelik hükümleri doğrultusunda bu kayıtların sebepleri araştırılarak ilgili varlık ve kaynak hesaplarına aktarılmak suretiyle 197 ve 397 no.lu hesaplara yapılan geçici kayıtların düzeltilmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; "Mahalli İdareler Bütçe Muhasebe Yönetmeliğinin 139’ncu maddesinde yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen kasa, döviz, alınan çek, menkul kıymet ve stok noksanlıklarının geçici olarak kaydedilip “197 Sayım Noksanları Hesabında” izlenmesi, yine Aynı Yönetmeliğin 262’ncı maddesinde de belirtildiği üzere yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen kasa, banka, döviz, alınan çek, menkul kıymetlerin nedenleri, belirleninceye kadar geçici olarak kaydedilip “397 Sayım Fazlaları Hesabında” izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.

2013 ve 2014 yılları sonu itibariyle; bazı taşınırların taşınır işlem fişi kesilerek ambar girişlerinin yapıldığı, ancak muhasebe kaydıyla ilgili varlık hesabına aktarılmadığı, bazı taşınırların da muhasebe kaydıyla ilgili varlık hesabına aktarıldığı, ancak taşınır işlem fişleri ile ambar girişlerinin yapılmadığı görülmüştür. Bu durumda 2013 ve 2014 yılları sonu itibariyle, harcama birimlerinin taşınır yönetim dönemi hesap cetvelleri ile muhasebe kayıtları arasında fazla ve eksik olarak farklılıklar doğmuştur. Harcama birimlerinin taşınır yönetim dönemi hesap cetvelleri ile muhasebe (mizan) kayıtlarının tutturularak, yıl sonu devirlerinin yapılabilmesi için 397 Sayım Fazlaları Hesabı ve 197 Sayım Noksanları Hesabı kullanılmıştır. Yine 2013 ve 2014 yılları sonu itibariyle; banka ekstreleri ile muhasebe kayıtları arasında tutarsızlıklar oluşmuştur. Yılsonu itibariyle banka ekstreleri bakiyelerinin, muhasebe kayıtlarına göre fazla verdiği tespit edilmiştir. Bu durumda 2013 ve 2014 yılları sonu itibariyle banka ekstreleri ile muhasebe kayıtları (banka hesapları) arasında farklılıklar doğmuştur. Banka mevcutları (ekstreleri) ile muhasebe (banka hesapları) kayıtlarının tutturulması için 397 Sayım Fazlaları Hesabı kullanılmıştır.

Büyükşehir Belediyemiz de, bu hesapları yukarıda açıklanan sebeplerle yılsonlarında devir işlemlerini yapabilmek için kullanmış olup, 2016 yılı içerisinde sebepleri araştırılarak ilgili hesaplara aktarılmak suretiyle, düzeltme kayıtları yapılacaktır.'' denilmektedir.

Sonuç olarak Sonuç olarak, kamu idaresi bulguya iştirak etmekte olup gereken düzeltme kayıtlarının yapılacağını bildirmiştir.